Política de Privacidad y Protección de Datos

Última actualización: 19 de agosto de 2026

La Asociación Medieval y Cultural Aeterna Nocte, responsable del proyecto y marca Occasus Kingdom, considera la protección de los datos personales, la privacidad y los derechos de todas las personas que participan, colaboran o se relacionan con nuestras actividades una parte esencial de nuestra forma de trabajar.

Esta Política de Privacidad y Protección de Datos explica cómo tratamos los datos personales relacionados con nuestros eventos, ferias, actividades culturales, torneos, talleres, colaboradores, profesionales, mercaderes, trabajadores, participantes, visitantes, comunicaciones, página web y demás actividades desarrolladas por la Asociación.

La política se aplica con carácter general a las actividades organizadas o gestionadas por Aeterna Nocte bajo la marca Occasus Kingdom, sin perjuicio de que determinados formularios, contratos, actividades o tratamientos incluyan información adicional y específica.

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Asociación Medieval y Cultural Aeterna Nocte
NIF/CIF: G27626613
Domicilio: Calle José Bermejo, nº 7, 41009 Sevilla, Sevilla, España
Proyecto / marca: Occasus Kingdom
Correo de contacto general y de privacidad: occasuskingdom@gmail.com
Correo de la Asociación: aeternanocte.sevilla@gmail.com

A efectos de protección de datos, Aeterna Nocte es la entidad que determina las finalidades y medios de los tratamientos descritos en esta política.

Occasus Kingdom funciona como proyecto y marca bajo cuya denominación se desarrollan determinadas actividades de la Asociación.

2. Normativa aplicable

El tratamiento de datos personales se realizará, entre otras normas que puedan resultar aplicables en cada situación, de conformidad con:

El Reglamento (UE) 2016/679, Reglamento General de Protección de Datos —RGPD—.
La Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales —LOPDGDD—.
La Ley 34/2002, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico —LSSI— cuando resulte aplicable.
La Ley Orgánica 1/1982, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen.
La normativa específica relativa a menores, contratación, relaciones laborales, obligaciones fiscales, seguridad, actividades públicas y cualquier otra que resulte aplicable a cada tratamiento.

El RGPD exige que todo tratamiento disponga de una base jurídica válida y que la información facilitada a las personas interesadas sea transparente, comprensible y accesible.

3. Principios que aplicamos

Aeterna Nocte tratará los datos personales respetando los principios establecidos en la normativa de protección de datos.

Esto implica, entre otras medidas:

Recoger únicamente los datos necesarios para cada finalidad.
No utilizar los datos para fines incompatibles con aquellos para los que fueron obtenidos.
Mantener los datos actualizados cuando resulte necesario.
Limitar su conservación al tiempo necesario.
Restringir el acceso exclusivamente a las personas que necesiten disponer de ellos.
Protegerlos frente a accesos no autorizados, pérdida, destrucción, alteración o divulgación.
Informar a las personas afectadas de los tratamientos realizados.
Poder acreditar las medidas adoptadas para cumplir la normativa.

4. Cómo podemos obtener datos personales

Los datos tratados por Aeterna Nocte pueden proceder:

Directamente de la persona interesada.
De su representante legal.
De la entidad, empresa o asociación a la que represente.
De formularios de participación.
De contratos y documentación administrativa.
De comunicaciones por correo electrónico, teléfono o mensajería.
De la participación voluntaria en grupos o comunidades.
De la participación en eventos, actividades, concursos o sorteos.
De fotografías o grabaciones realizadas legítimamente durante nuestras actividades.
De entidades públicas o privadas con las que resulte necesario coordinar un evento.
De proveedores o colaboradores cuando resulte necesario para una relación contractual.
De redes sociales cuando la propia persona se comunique con nuestros perfiles o interactúe con ellos.

No se obtendrán datos personales de terceros de forma indiscriminada ni se crearán bases de datos comerciales mediante recopilación masiva de información pública.

5. Categorías de datos que podemos tratar

Dependiendo de la relación mantenida con nosotros, podremos tratar las siguientes categorías:

Datos identificativos

Nombre, apellidos, DNI, NIF, CIF cuando corresponda, firma, edad u otros datos necesarios para acreditar identidad o representación.

Datos de contacto

Correo electrónico, teléfono, dirección postal y perfiles de redes sociales facilitados voluntariamente.

Datos profesionales y comerciales

Nombre comercial, actividad, empresa o asociación representada, productos o servicios ofrecidos, necesidades técnicas y demás información relacionada con una participación profesional.

Datos contractuales

Contratos, condiciones de participación, documentación laboral, acuerdos y comunicaciones vinculadas a una relación contractual.

Datos económicos, bancarios y fiscales

Datos necesarios para pagos, cobros, transferencias, facturación y cumplimiento de obligaciones fiscales y contables.

Datos relativos a vehículos y accesos

Matrículas, tipo de vehículo, horarios de acceso y demás información requerida para organizar entradas, montaje, desmontaje, reabastecimiento o autorizaciones.

Fotografías, vídeos y voz

Cuando resulte necesario o legítimo para documentar actividades, producir contenido audiovisual, comunicar eventos o realizar acciones promocionales conforme a lo establecido en esta política.

Datos relativos a incidencias

Información objetiva necesaria para documentar accidentes, conflictos, reclamaciones, incumplimientos, problemas de seguridad u otras incidencias.

Datos especialmente protegidos

Aeterna Nocte no pretende recopilar habitualmente categorías especiales de datos.

Excepcionalmente, una emergencia, accidente, obligación legal o reclamación podría hacer necesario tratar determinados datos relativos a la salud. En ese caso se limitarán estrictamente a la información necesaria y se aplicarán garantías reforzadas.

Los datos de salud tienen la consideración de categoría especial bajo el artículo 9 del RGPD.

6. Finalidades y bases jurídicas de los tratamientos

6.1. Consultas y comunicaciones

Cuando una persona contacte con Aeterna Nocte u Occasus Kingdom mediante correo electrónico, teléfono, redes sociales, mensajería u otro medio, podremos tratar los datos facilitados para:

Responder a la consulta.
Mantener la comunicación solicitada.
Gestionar propuestas de colaboración.
Resolver dudas.
Preparar una eventual relación contractual.
Conservar, cuando resulte necesario, evidencia de comunicaciones relacionadas con acuerdos, reclamaciones o responsabilidades.

La base jurídica podrá ser la aplicación de medidas precontractuales solicitadas por la persona, la ejecución de una relación contractual, el consentimiento cuando sea necesario o el interés legítimo en atender y gestionar las comunicaciones recibidas.

6.2. Mercaderes, artesanos, puestos comerciales y profesionales participantes

Podremos recoger los datos necesarios para organizar y gestionar la participación en nuestros eventos, incluyendo:

Identificación del responsable.
Nombre comercial.
DNI, NIF o CIF.
Teléfono y correo electrónico.
Actividad y productos.
Dimensiones del puesto.
Características de carpas y estructuras.
Necesidades de mobiliario.
Necesidades eléctricas y potencia.
Vehículos y matrículas.
Horarios de montaje y acceso.
Fotografías del puesto o productos.
Redes profesionales.
Observaciones y necesidades organizativas.
Información necesaria para contratos, pagos y facturación.

Las finalidades comprenderán:

Gestionar la participación.
Preparar y ejecutar contratos.
Organizar la distribución del recinto.
Coordinar necesidades técnicas.
Gestionar montaje, desmontaje y accesos.
Elaborar listados operativos.
Facilitar información requerida por la entidad gestora del recinto o las autoridades competentes.
Gestionar pagos y facturación.
Cumplir obligaciones legales, fiscales y administrativas.
Gestionar posibles incidencias o responsabilidades.

La base jurídica será principalmente la aplicación de medidas precontractuales, la ejecución del contrato, el cumplimiento de obligaciones legales y, cuando proceda, intereses legítimos relacionados con la organización y seguridad del evento.

Los datos facilitados para un evento no se incorporarán automáticamente a una base de datos de publicidad o captación para futuras ediciones.

6.3. Artistas, recreadores, asociaciones, talleristas y colaboradores

Podrán tratarse datos identificativos, profesionales, contractuales, económicos, bancarios, técnicos y de contacto necesarios para:

Gestionar propuestas.
Organizar actuaciones o actividades.
Preparar contratos.
Realizar pagos.
Gestionar necesidades técnicas.
Coordinar horarios.
Elaborar programación.
Cumplir obligaciones fiscales y administrativas.
Comunicar públicamente su participación cuando corresponda.

Cuando la publicación de una persona, perfil o imagen no resulte necesaria para ejecutar la relación acordada, se solicitará autorización cuando legalmente corresponda.

6.4. Proveedores y empresas externas

Se podrán tratar datos de empresarios individuales, profesionales y personas de contacto de proveedores para:

Solicitar presupuestos.
Contratar servicios.
Gestionar suministros.
Coordinar instalaciones.
Gestionar facturación y pagos.
Mantener comunicaciones profesionales.
Cumplir obligaciones administrativas y fiscales.

La base jurídica será la relación contractual o precontractual y las obligaciones legales correspondientes.

6.5. Trabajadores temporales y personal contratado

Aeterna Nocte podrá tratar los datos necesarios para formalizar y gestionar relaciones laborales vinculadas a sus eventos.

Esto puede comprender:

Identificación.
Datos de contacto.
Información necesaria para contratación.
Información fiscal y de Seguridad Social.
Datos bancarios.
Contratos.
Turnos y jornadas.
Registro de horas cuando corresponda.
Remuneraciones.
Documentación exigida legalmente.
Información necesaria en materia de prevención y seguridad laboral.

La base jurídica será la ejecución de la relación laboral y el cumplimiento de obligaciones legales en materia laboral, fiscal, de Seguridad Social, prevención y demás normativa aplicable.

No se solicitarán datos personales ajenos a las necesidades reales de contratación y gestión laboral.

6.6. Miembros de la Asociación y equipo organizativo

Podrán tratarse los datos necesarios para:

Gestión asociativa.
Organización interna.
Distribución de tareas.
Comunicaciones.
Coordinación de eventos.
Administración.
Gestión económica.
Cumplimiento de obligaciones legales de la Asociación.

Los accesos a documentación que contenga datos personales de terceros se limitarán en función de las responsabilidades de cada integrante.

7. Asistentes y visitantes

La asistencia general a los eventos de Occasus Kingdom se concibe, con carácter general, como libre y sin necesidad de aportar datos personales.

El mero acceso a un evento no implica que Aeterna Nocte cree automáticamente un registro identificativo del visitante.

Sin embargo, pueden existir tratamientos concretos relacionados con:

Concursos.
Sorteos.
Encuestas.
Actividades especiales.
Entrega de premios.
Gestión de incidencias.
Fotografías y grabaciones.

En cada supuesto se limitará la información solicitada a la estrictamente necesaria.

8. Sorteos y concursos

Cuando para participar en un sorteo resulte necesario facilitar un teléfono u otro dato de contacto, este se utilizará exclusivamente para:

Identificar o localizar a la persona ganadora.
Verificar la entrega del premio.
Resolver incidencias directamente vinculadas al sorteo.

Una vez finalizado el sorteo, entregado el premio y resueltas las incidencias relacionadas con él, los datos que ya no sean necesarios serán destruidos o suprimidos de manera segura.

Las papeletas físicas que contengan datos personales no deberán desecharse de forma que permitan recuperar fácilmente dicha información.

Los datos proporcionados para un sorteo no serán utilizados posteriormente con fines publicitarios salvo que exista una base jurídica independiente y se haya informado previamente al interesado.

Cuando se publiquen resultados, se procurará evitar la identificación de los ganadores salvo que resulte necesaria o estos hayan autorizado expresamente la publicación o etiquetado de sus perfiles.

9. Torneos, talleres, exhibiciones y otras actividades

Las actividades podrán funcionar sin inscripción previa cuando su naturaleza lo permita.

Si una actividad futura requiere inscripción, identificación, verificación de edad, premios, documentación o cualquier otro dato personal, se facilitará información específica en el momento de su recogida.

Cuando sea necesario verificar requisitos de edad o participación, se intentará realizar la comprobación sin conservar copias de documentos identificativos salvo que resulte necesario.

10. Menores de edad

Aeterna Nocte aplicará una política especialmente restrictiva en relación con datos de menores.

Cuando una actividad requiera tratamiento de datos de un menor:

Se recopilarán únicamente los estrictamente necesarios.
Se informará de forma clara y comprensible.
Se aplicarán medidas reforzadas de privacidad.
Cuando resulte necesario, se solicitará autorización del padre, madre o representante legal.
Para nuestras actividades podremos establecer como medida organizativa que determinadas inscripciones o autorizaciones requieran siempre intervención del representante legal, aunque la normativa de protección de datos permita que un menor mayor de 14 años pueda prestar consentimiento en determinados tratamientos.

En España, cuando el tratamiento se fundamenta en el consentimiento, los menores de 14 años requieren el consentimiento de quien ejerza la patria potestad o tutela.

La imagen de los menores recibirá asimismo una protección reforzada. La normativa española reconoce expresamente su derecho al honor, intimidad y propia imagen.

11. Fotografías, vídeo y grabaciones

Los eventos organizados por Aeterna Nocte pueden ser fotografiados o grabados con fines de:

Documentación del evento.
Memoria de actividades.
Información sobre las actividades desarrolladas.
Comunicación institucional.
Publicación en nuestra página web.
Publicación en redes sociales.
Elaboración de material audiovisual.
Promoción de futuras actividades de Occasus Kingdom.

La imagen y, cuando permita identificar a una persona, determinadas grabaciones constituyen datos personales.

La asistencia a un evento público no debe entenderse como una autorización ilimitada para utilizar individualmente la imagen de cualquier asistente.

Se diferenciará entre:

Imágenes generales o accesorias

Fotografías o vídeos destinados a reflejar el ambiente, público, instalaciones, actuaciones o desarrollo general de un evento en los que las personas puedan aparecer de forma accesoria.

Imágenes individualizadas

Primeros planos, entrevistas, posados, retratos o grabaciones cuyo objeto principal sea una persona concreta.

Cuando resulte legalmente necesario, especialmente en usos individualizados o promocionales, se solicitará una autorización adecuada.

La Ley Orgánica 1/1982 protege el derecho a la propia imagen y establece como regla relevante la existencia de consentimiento, junto con determinados supuestos excepcionales legalmente previstos.

Participantes profesionales

Artistas, trabajadores, mercaderes, colaboradores u otras personas que vayan a convertirse deliberadamente en protagonistas de material promocional podrán recibir una autorización específica de imagen.

Menores

Se evitará utilizar a menores identificables como protagonistas de material promocional sin las autorizaciones correspondientes.

La protección del menor se valorará siempre por encima del interés promocional de la organización.

Retirada de consentimiento

Cuando una publicación se fundamente en el consentimiento, este podrá retirarse posteriormente, sin afectar a la licitud del tratamiento realizado antes de su retirada. El RGPD establece que retirar el consentimiento debe ser posible en condiciones adecuadas.

12. Redes sociales

Occasus Kingdom dispone o podrá disponer de perfiles en distintas plataformas sociales.

Cuando una persona:

Siga nuestros perfiles.
Comente publicaciones.
Envíe un mensaje privado.
Etiquete a Occasus.
Participe voluntariamente en una interacción.

los datos serán tratados dentro del entorno proporcionado por la correspondiente plataforma y, cuando resulte necesario, por nuestro equipo para responder o gestionar dicha interacción.

Cada plataforma mantiene además sus propias condiciones y políticas de privacidad.

No utilizaremos automáticamente las interacciones sociales para elaborar bases de datos comerciales independientes.

El etiquetado de participantes o ganadores en publicaciones se realizará cuando exista voluntad de la propia persona y resulte adecuado.

13. WhatsApp y grupos profesionales

Aeterna Nocte podrá utilizar WhatsApp u otros servicios de mensajería para coordinar personas relacionadas profesionalmente con sus eventos.

Siempre que sea posible:

Se facilitará un enlace o invitación.
La persona decidirá voluntariamente si desea incorporarse.
Se informará de la naturaleza del grupo.
No se añadirán personas indiscriminadamente.
Podrán abandonar el grupo cuando lo deseen.

Los participantes deben tener en cuenta que en un grupo de WhatsApp determinados datos de su perfil, especialmente su número de teléfono, pueden resultar visibles para otros integrantes según la configuración del servicio. La propia AEPD recuerda que la inclusión en grupos afecta a la privacidad del usuario y que estos servicios permiten controlar quién puede añadirnos.

Los datos obtenidos mediante un formulario concreto no se utilizarán automáticamente para incorporar personas a grupos de mensajería.

14. Vehículos, matrículas, montaje, desmontaje y accesos

Cuando el funcionamiento de un evento requiera controlar el acceso de vehículos, podrán tratarse:

Matrículas.
Tipo de vehículo.
Identidad del responsable.
Franjas de entrada o salida.
Autorizaciones.
Información técnica estrictamente necesaria cuando la exija el titular del recinto o una autoridad.

Estos datos podrán comunicarse al titular o gestor del recinto, Administraciones públicas, servicios de seguridad u otras entidades responsables del control de accesos cuando resulte necesario.

Se utilizarán exclusivamente para gestión del evento, seguridad, cumplimiento de normas de acceso y eventual resolución de incidencias.

15. Acreditaciones

Si un evento requiere acreditaciones nominales para trabajadores, colaboradores, participantes, proveedores o profesionales, podrán utilizarse los datos necesarios para:

Identificar personas autorizadas.
Organizar zonas restringidas.
Controlar accesos.
Mejorar la seguridad.
Gestionar responsabilidades operativas.

Las acreditaciones contendrán únicamente la información necesaria para su finalidad.

16. Seguridad, incidencias y conflictos

Aeterna Nocte podrá documentar incidencias relevantes cuando resulte necesario para:

Proteger la seguridad de las personas.
Proteger instalaciones o bienes.
Investigar internamente un incidente.
Gestionar una reclamación.
Determinar responsabilidades contractuales.
Defender derechos de la Asociación o de terceros.
Cumplir requerimientos de autoridades, aseguradoras o tribunales.

Los partes deberán describir los hechos de forma objetiva y contener únicamente la información necesaria.

El acceso a estos registros estará limitado al personal expresamente autorizado.

No se pretende crear bases de datos de antecedentes penales ni realizar clasificaciones penales privadas de las personas.

Cuando debido a incidentes graves y objetivos resulte necesario establecer restricciones de participación o acceso a futuras actividades, cualquier registro deberá ser proporcional, limitado, revisable y fundamentado en una finalidad legítima de seguridad o defensa de derechos.

17. Accidentes, emergencias y datos de salud

En caso de accidente o emergencia podremos registrar datos estrictamente necesarios como:

Fecha y hora.
Lugar.
Descripción objetiva del incidente.
Identificación de la persona cuando resulte necesaria.
Testigos.
Actuaciones realizadas.
Intervención de emergencias, Protección Civil u otros servicios.
Referencias de partes externos cuando proceda.

Aeterna Nocte no mantendrá historiales médicos ni recopilará diagnósticos de forma preventiva.

Solo se tratarán datos relativos a la salud cuando exista una necesidad real y una base jurídica válida, por ejemplo, para proteger intereses vitales, gestionar responsabilidades o formular, ejercer o defender reclamaciones, cuando resulte aplicable.

Los datos de salud estarán sometidos a acceso especialmente restringido.

18. Restricciones de acceso y antecedentes de incidencias

Cuando una persona haya protagonizado un incidente objetivamente grave que pueda justificar la denegación de acceso o participación en futuras actividades, Aeterna Nocte podrá valorar la conservación mínima de información necesaria para proteger la seguridad, prevenir la repetición del incidente o defender sus derechos.

En estos casos:

Solo se documentarán hechos relevantes.
No se utilizarán apreciaciones innecesarias.
El acceso será restringido.
La duración deberá ser proporcional.
La medida será revisable.
No se conservarán datos indefinidamente sin justificación.
No se registrarán datos relativos a condenas o infracciones penales salvo que exista habilitación legal suficiente.

19. Pagos, facturación y obligaciones económicas

Cuando una relación implique pagos o cobros podrán tratarse datos necesarios para:

Elaborar facturas.
Realizar transferencias.
Gestionar cobros.
Justificar gastos.
Llevar la contabilidad.
Cumplir obligaciones fiscales.
Resolver incidencias económicas.
Atender requerimientos administrativos.

Los datos podrán ser comunicados, cuando corresponda, a:

Entidades financieras.
Administraciones tributarias.
Organismos públicos.
Profesionales encargados de la gestión administrativa o contractual.
Otras entidades cuando exista obligación legal.

La documentación económica se conservará durante los plazos exigidos por la normativa aplicable y posteriormente será eliminada o bloqueada cuando corresponda.

20. Venta presencial de productos

La adquisición presencial de merchandising, bebidas u otros productos en nuestros eventos no implicará necesariamente la recopilación de datos personales.

Cuando el pago o la operación pueda realizarse sin identificar al comprador, Aeterna Nocte no creará un registro personal de la compra.

Si la persona solicita factura o existe otra circunstancia que requiera identificación, se tratarán únicamente los datos necesarios para gestionar la transacción y cumplir las obligaciones fiscales correspondientes.

21. Encuestas

Podrán realizarse encuestas para evaluar la experiencia de los visitantes y mejorar futuras actividades.

Siempre que sea posible se diseñarán de forma anónima, evitando solicitar nombres, teléfonos, correos u otros identificadores.

Si una encuesta requiere datos personales, se informará previamente de su finalidad y base jurídica.

22. Comunicación de datos a terceros

Los datos personales no serán vendidos.

Podrán comunicarse cuando resulte necesario a:

Administraciones públicas.
Ayuntamientos y entidades públicas organizadoras o colaboradoras.
Gestores o titulares de recintos.
Fuerzas y cuerpos de seguridad cuando proceda legalmente.
Servicios de emergencia y Protección Civil.
Entidades financieras.
Administración tributaria.
Seguridad Social y organismos laborales.
Órganos judiciales.
Compañías aseguradoras cuando corresponda.
Profesionales jurídicos o administrativos cuando sea necesario.
Proveedores tecnológicos o profesionales que presten servicios a Aeterna Nocte.
Otros destinatarios cuando exista una obligación legal o resulte imprescindible para la ejecución de la relación correspondiente.

No se comunicarán más datos de los necesarios para cada finalidad.

23. Proveedores tecnológicos y encargados del tratamiento

Para organizar nuestras actividades podemos utilizar proveedores externos relacionados con:

Formularios.
Correo electrónico.
Almacenamiento en la nube.
Gestión de proyectos.
Mensajería.
Redes sociales.
Alojamiento web.
Servicios informáticos.
Gestión administrativa.

Entre las herramientas utilizadas actualmente o susceptibles de utilizarse se encuentran servicios como Tally, Google, Trello/Atlassian y servicios del ecosistema Meta, además del proveedor de alojamiento de nuestra página web.

Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta de Aeterna Nocte, se aplicarán las obligaciones correspondientes a los encargados del tratamiento establecidas por el RGPD.

24. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos pueden disponer de infraestructura o entidades situadas fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando el uso de un proveedor implique una transferencia internacional de datos, Aeterna Nocte deberá asegurarse de que exista un mecanismo permitido por el capítulo V del RGPD, como una decisión de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otra garantía válida.

La AEPD recuerda que una transferencia internacional consiste en un flujo de datos personales hacia destinatarios situados fuera del Espacio Económico Europeo y que debe estar amparada por los mecanismos previstos en el RGPD.

La configuración concreta de nuestros proveedores tecnológicos será revisada periódicamente.

25. Conservación de los datos

No existe un único plazo aplicable a todos los datos. Como regla general, los datos permanecerán activos mientras sean necesarios para cumplir la finalidad correspondiente.

Posteriormente podrán ser bloqueados, cuando así proceda, durante los plazos en los que puedan surgir responsabilidades legales. La LOPDGDD regula expresamente el bloqueo de datos tras su supresión cuando deban conservarse para atender posibles responsabilidades.

A modo general:

Solicitudes y participación en eventos

Durante la organización y celebración del evento y, posteriormente, durante el tiempo estrictamente necesario para finalizar las relaciones derivadas de él y atender posibles responsabilidades.

Contratos, facturas y documentación económica

Durante los plazos exigidos por la legislación fiscal, contable, laboral o administrativa correspondiente.

Vehículos y accesos

Mientras sean necesarios para gestionar el evento y posteriormente únicamente cuando exista una razón legítima relacionada con incidencias o responsabilidades.

Sorteos

Hasta que se determine la persona ganadora, se entregue correctamente el premio y se resuelvan las incidencias. Después deberán eliminarse o destruirse.

Comunicaciones

Mientras resulte necesario atender la conversación, relación o reclamación correspondiente.

Fotografías y vídeos

Durante el período asociado a la finalidad legítima o a la autorización otorgada, sometidos a revisión y respetando el derecho a retirar el consentimiento cuando esta sea su base jurídica.

Incidencias

Durante el tiempo necesario para resolverlas y durante los plazos aplicables para el ejercicio o defensa de posibles reclamaciones.

Datos de salud

Solo durante el período estrictamente necesario para gestionar la emergencia, incidencia o responsabilidad que justifique su tratamiento.

Grupos de mensajería

Mientras el grupo mantenga su finalidad o hasta que la persona abandone voluntariamente el mismo, sin perjuicio de las características técnicas propias de la plataforma.

Los datos no se conservarán indefinidamente únicamente por la posibilidad abstracta de que puedan resultar útiles en el futuro.

26. Datos obligatorios y voluntarios

Cuando un formulario solicite información obligatoria, esta deberá limitarse a los datos necesarios para gestionar la relación correspondiente.

La negativa a facilitar información imprescindible puede provocar que no sea posible:

Formalizar una contratación.
Autorizar una participación.
Gestionar un pago.
Organizar un acceso.
Cumplir una obligación legal.
Prestar el servicio solicitado.

Los datos opcionales se identificarán como tales siempre que resulte posible.

27. Exactitud de los datos

Las personas que faciliten información a Aeterna Nocte deberán procurar que sea exacta y esté actualizada.

Cuando cambien datos relevantes para la relación mantenida, deberán comunicarnos la modificación cuando resulte necesario.

28. Datos de terceras personas

Cuando alguien facilite datos pertenecientes a otra persona deberá disponer de legitimación suficiente para hacerlo y, cuando sea necesario, haber informado previamente a dicha persona.

Por ejemplo, un responsable de puesto que facilite datos de otro trabajador o vehículo deberá asegurarse de que puede comunicarlos legítimamente.

29. Derechos de las personas

Cualquier persona cuyos datos sean tratados por Aeterna Nocte puede ejercer, cuando corresponda, los derechos reconocidos por la normativa:

Acceso

Conocer si tratamos sus datos y obtener información sobre ellos.

Rectificación

Solicitar la corrección de datos inexactos.

Supresión

Solicitar la eliminación de datos cuando concurran los requisitos legales.

Oposición

Oponerse a determinados tratamientos cuando la normativa lo permita.

Limitación

Solicitar que el tratamiento quede restringido en determinadas circunstancias.

Portabilidad

Recibir determinados datos en un formato estructurado y transmitirlos a otro responsable cuando proceda.

Retirada del consentimiento

Retirar en cualquier momento un consentimiento previamente concedido.

Otros derechos reconocidos legalmente

Incluidos los relacionados con decisiones automatizadas cuando resulten aplicables.

Las solicitudes podrán remitirse a:

occasuskingdom@gmail.com

También podrán dirigirse por escrito al domicilio de la Asociación:

Asociación Medieval y Cultural Aeterna Nocte
Calle José Bermejo, nº 7
41009 Sevilla
España

Podremos solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar razonablemente la identidad de quien ejerce el derecho.

El RGPD establece, con carácter general, un plazo de un mes para responder a solicitudes de ejercicio de derechos, susceptible de ampliación en determinados casos por complejidad o número de solicitudes.

30. Reclamaciones ante la autoridad de control

Si una persona considera que el tratamiento de sus datos vulnera la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

Antes de ello puede ponerse en contacto con Aeterna Nocte a través de occasuskingdom@gmail.com para que podamos estudiar y, en su caso, solucionar la situación.

31. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles

Aeterna Nocte no utiliza actualmente los datos personales descritos en esta política para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos sobre las personas ni para elaborar perfiles automatizados de carácter comercial.

Si en el futuro se implantase un sistema de este tipo, se actualizaría esta política y se proporcionaría la información exigida legalmente antes de utilizarlo.

32. Seguridad de la información

Aeterna Nocte aplicará medidas técnicas y organizativas proporcionadas a los riesgos de cada tratamiento.

Entre ellas podrán encontrarse:

Restricción de acceso.
Cuentas individualizadas cuando corresponda.
Autenticación reforzada.
Carpetas privadas.
Copias de seguridad.
Separación entre documentación pública e interna.
Minimización de datos.
Control de permisos.
Deber de confidencialidad.
Eliminación segura.
Destrucción de documentación en papel.
Revisión periódica de accesos.
Formación e instrucciones internas para las personas que tratan información.

El RGPD exige aplicar medidas de seguridad apropiadas al riesgo del tratamiento.

33. Confidencialidad

Las personas que, por sus funciones dentro de la organización, accedan a datos personales deberán tratarlos exclusivamente para las finalidades autorizadas.

Los datos especialmente delicados, incluidos los relativos a:

Contratación.
Datos bancarios.
DNI.
Incidencias.
Reclamaciones.
Salud.
Conflictos.
Documentación privada.

deberán mantenerse fuera de canales generales de comunicación y con acceso limitado a quienes necesiten conocerlos.

34. Violaciones de seguridad

Si se produce una pérdida, acceso indebido, divulgación, alteración o destrucción de datos personales, Aeterna Nocte evaluará el incidente y adoptará las medidas necesarias.

Cuando una violación pueda suponer un riesgo para los derechos y libertades de las personas, se aplicarán las obligaciones de notificación previstas en el RGPD y, cuando corresponda, se informará a la AEPD y/o a las personas afectadas.

El RGPD establece una referencia de 72 horas desde que el responsable tiene constancia de una violación para notificar a la autoridad de control cuando sea exigible.

35. Página web, contenidos externos y cookies

La página web de Occasus Kingdom tiene actualmente una finalidad principalmente informativa y promocional.

Puede incorporar enlaces o contenidos procedentes de servicios externos, incluidas plataformas de redes sociales o vídeo.

El uso de cookies y tecnologías equivalentes se regulará de forma independiente mediante una Política de Cookies, donde se informará de su naturaleza y configuración.

Las cookies que requieran consentimiento no deberán instalarse antes de que este sea otorgado conforme a los requisitos aplicables. La AEPD mantiene una guía específica sobre el uso de cookies y mecanismos de consentimiento.

36. Información específica en formularios y documentos

Esta política constituye la información general de protección de datos de Aeterna Nocte / Occasus Kingdom.

Cuando recopilemos datos mediante:

Formularios.
Contratos.
Autorizaciones de imagen.
Inscripciones.
Partes de incidencias.
Documentos laborales.
Sorteos.
Cualquier otro procedimiento específico.

podremos facilitar una primera capa de información adaptada a dicho tratamiento y remitir a esta página para consultar la información completa.

La normativa española permite este sistema de información por capas siempre que la información básica se facilite adecuadamente y el resto permanezca accesible.

37. Cambios en esta política

Esta política podrá actualizarse cuando:

Cambien nuestras actividades.
Se incorporen nuevas herramientas.
Cambien los proveedores.
Aparezcan nuevos tratamientos de datos.
Se modifique la legislación.
Se publiquen nuevos criterios de las autoridades de protección de datos.
Se considere necesario mejorar la información proporcionada.

La versión vigente será la publicada en esta página y mostrará su fecha de última actualización.

Cuando una modificación afecte sustancialmente a un tratamiento ya existente y resulte necesario informar individualmente a las personas afectadas, se adoptarán las medidas correspondientes.

38. Contacto

Para cualquier cuestión relacionada con privacidad, protección de datos o ejercicio de derechos:

Asociación Medieval y Cultural Aeterna Nocte
Occasus Kingdom

📧 occasuskingdom@gmail.com
📧 aeternanocte.sevilla@gmail.com

📍 Calle José Bermejo, nº 7
41009 Sevilla, Sevilla
España